行政法规编号:6095-01
相关政策系列编号:6095
职位名称:人事记录
目的
澄清员工人事记录的内容、查阅和保存.
声明
谈判单位员工
对参与集体谈判的员工进行人事档案管理
agreements shall be governed by the respective agreements; failing such provisions,
董事会政策和/或管理规则适用.
人事记录内容
个人人事档案由人力资源部为所有员工建立和维护
博天堂官方员工. 员工人事档案的内容可以包括:初次录用
申请材料，培训/教育记录，教员批准，监督
奖状、纪律处分备忘录、绩效评估、职位描述、
晋升、调任、离职、退休、
休假等.
不得将批评员工的信息放在员工的信息库里 没有员工签名/首字母缩写或确认的人事档案 的收据.
如果员工在合理的时间内无法在材料上签字， 人力资源部门可以将材料放入文件中，并提供文件副本 是否已邮寄到该员工的记录地址.
如果员工认为关键信息是不正确的或者是虚假的陈述 对事实，劳动者有权提出书面说明或者书面意见 关于所制备的材料. 这应作为员工的一部分 人事记录，直到材料被移走.
查阅人事记录
员工人事档案的可访问性应限于:
- 的员工,
- 经员工签署的书面授权的员工正式代表;
- 员工的直接上级主管和直接行政主管 权力线，
- 教务处代表负责确定教员资格; 和
- 人力资源人员作为分配职责的一部分.
员工可通过联系人力资源部查阅其个人档案.
Personnel files may not be removed from Human Resources; however, employees may request 并提供文件中包含的信息的副本.
除被认为是公开的信息外，博天堂官方不得披露 从官方记录的个人身份信息，任何员工没有 个人的明确书面授权，但下列情况除外:
- 应要求提供或核实机构指定的资料 作为目录信息，应限于过去或现在的就业事实， 就业日期、职称或职位.
- 应适当指明的执法机关的要求，提供 雇员出勤日期及家庭住址;
- 为了保护事业单位的合法利益，当事业单位相信 雇员或前雇员可能从事非法活动;
- 当执法机构有理由相信雇员时 或者前雇员可能从事非法活动;
- 根据联邦，州或地方政府的法规或规定，具体 要求向某些方披露某些信息;
- 给机构的代理人或承包商，如管理顾问、政府 承包商等.，但只披露为下述目的所必需的资料 该代理人或承包商为该机构和代理人履行其职能 或承包商被禁止泄露信息:
- 应依法发出的行政传票或司法命令，包括 搜查令或传票;
- 在影响到个人即时健康或安全的紧迫情况下， i.e.健康记录、残疾记录等.
保留人事记录
员工人事记录应按规定的准则保存 根据《博天堂官方网站》第192条由州档案保管员保管.105和俄勒冈行政 规则 (166) 450-0090.
已被决定解决的员工申诉的记录 用人单位、仲裁人或法院的记录，可以在劳动人民法院审理前予以删除 截止日期.
暂停保存进度，保持记录完整;
- 在收到联邦平等就业机会歧视指控后 行为;
- 在收到州审计员或总检察长的请求后;
- 根据法院的命令;
- upon receipt of notification of impending litigation; or
- 当可以合理地假设存在诉讼可能性时.
文件所附材料及其组成部分的保存期应当相同 作为文档本身.
采用日期:1984年8月13日
DATE(S) OF REVISION(S): 08/14/07; 1/12/12; 11/9/17
DATE OF LAST REVIEW: 01/12/12; 11/9/17; 11/12/21