ADMINISTRATIVE RULE NO: AR 5035-10

RELATED TO POLICY NO: 5035

TITLE: ALLOWABLE BUSINESS-RELATED EXPENSES

PURPOSE
To identify allowable business-related expenses

STATEMENT
博天堂官方有责任获得执行所需的材料和服务 business-related work. 下面是关于允许和不允许的指导方针 expenditures for sundry items.

  1. Dues and Memberships

    专业组织/市民俱乐部/商会

    1. 专业组织的个人和机构会员资格可以付费 当这样的会员资格对学院和学校有直接的好处时 relate to an employee's job.
    2. 公民组织和商会的会员资格可以在下列情况下支付 employee's college duties require such membership. Approval of the employee's supervisor is required.
  2. Group Meals Served at Meetings
    1. 校内会议/校外会议/区外会议:

      如果员工被安排参加会议，餐费可能由学校支付 学校的生意都是在这个聚会上进行的，聚餐是会议议程的一部分.  Providing 或者，付饭钱不应该是做大学生意的必经之路 employees should seek to minimize this occurrence.  Supervisor approval is required.

    2. Hosting professional associates

      学院认识到，审慎的判断和习惯往往会出现的情况 实践表明，促进学院的利益将是最好的完成 承担作为学校商务宴会主人的费用. Meals 提供给非lbcc员工，目的是发展大学关系 或为促进商誉而提供的餐食是可以报销的 in an atmosphere conducive to a business discussion. When applicable, the meal should 由出席的最资深的学院员工支付并报告.  Routine 业务会议不被认为是允许的主办职能.  Expenditures should document the unique nature of the hosting activity.  Supervisor approval is required.

    3. 接待/表彰活动/员工发展活动

      如果活动与学校业务有关，餐费可能由学校支付.  常规的操作人员培训/会议不被认为是允许的发展 activities.  支出应记录事件的独特性质.  Supervisor approval is required.

    4. Birthdays/anniversaries/personal events/retirements

      这些活动的伙食不能用学校的资金购买. However, 退休人员和他/她的客人在退休晚宴上的一顿饭可以用现金支付 college funds.

    5. Alcohol

      No alcohol will be purchased with college funds.

  3. Refreshments Served at Meetings
    1. 商务相关的接待/商务相关的表彰活动/ 博天堂官方的客人/员工 meetings/retirements:

      当一个活动代表一个独特的活动时，茶点可以用学校的资金支付 or special occurrence related to college business.  Refreshments for staff meetings 是否应限于不能合理协调的扩展培训/会议 with normal work and break schedules. 

    2. Birthdays/anniversaries/personal events

      这些活动的茶点不能用学校的资金购买.

    3. Alcohol

      No alcohol will be purchased with college funds.

  4. Miscellaneous
    1. Items of appreciation, condolence, or recognition

      学院可能支付的物品表示感谢，慰问，或表彰，如果活动/事件 要被认可，本质上是非凡的，并且与大学业务有关. An originator's signature and supervisor approval signature are required. Such purchases shall be infrequent and items purchased shall be of nominal value.

    2. Subscriptions, journals

      雇员在工作中所必需的订阅和日志 job qualify for use of college funds; those that directly relate, or are beneficial 经主管批准，可从学校经费中报销员工的工作费用.  院系应确定在学院范围内，机构订阅是否存在 图书馆或其他中央办事处，才会招致部门收费.  

    3. Business related use of personal cellular phone

      员工可以报销出现在员工电话上的与业务有关的电话 personal cell phone invoice. 为了得到报销，一项特定于业务的费用 Call必须出现在发票上，员工不能每月领取津贴 个人手提电话的商业用途(见行政法规5045-03). Cell 电话费应每月在报销单上提交，并附上一份 invoice indicating the business related calls. Any reimbursement request must include both the employee's and the supervisor's signature. The college will not make any 直接支付给供应商的员工购买手机，计划，或 minutes used.

    4. Other items

      支持教学或操作功能所需的杂项 may be reimbursed with appropriate documentation. Supervisor approval is required.

  5. Disallowed Expenses
    1. Unreasonable items

      学院希望博天堂官方的员工在发生与大学相关的支出时谨慎. 不遵守既定程序可能会导致个人责任 the employee.

    2. Personal items

      个人用品，包括阿司匹林、节日装饰品、咖啡、 和其他个人茶点，是不允许的大学费用. It is inappropriate 任何博天堂官方员工使用学院采购流程(采购卡， 任何非公务采购的采购订单，发票凭证. Sanctions 违规行为可能会受到口头或书面警告或训斥、停学等处分 在规定的时间内有或没有工资，或终止雇佣关系.

  6. Approvals

    与学院有关的开支，只有得到适当的批准才会支付. 报销要求由员工和主管或指定人员共同提出 approval.

    批准费用的人有责任确保报销:

    1. comply with college policy;
    2. have adequate documentation to support the expenditure;
    3. are valid and reasonable; and
    4. 反映与完成大学兴趣相一致的最低费用水平.
  7. Documentation
    报销与大学有关的开支时，需要提供详细的收据. 已注销支票和信用卡收据的复印件可以接受，并附有详细说明 listing attached.

DATE OF ADOPTION: 08/10/93
DATE(S) OF REVISION(S): 04/17/01; 02/03/09; 05/02/11; 10/31/16; 11/5/2020
DATE OF LAST REVIEW: 10/31/16